Kennen Sie diese aufgeregte Unsicherheit mit dem nervösen Kribbeln im Bauch und das stetige Schwanken zwischen Selbstbewusstsein, Hoffnung, Zuversicht und Selbstzweifeln? Das ist die emotionale Phase 1, nachdem Sie als Bewerber viel Zeit in die Erstellung Ihrer Bewerbungsunterlagen gesteckt und diese schließlich abgeschickt haben.

In Phase 2 folgt das Gefühl, in der Luft hängen gelassen zu werden, während Selbstzweifel („… ich bin nicht gut genug…“) Sie befallen, obwohl es keinen Grund dafür gibt und Sie eigentlich wissen, was Sie können.

Die dritte und letzte Phase schließt mit Wut und Ärger ab: über die unverfrorene Unhöflichkeit und Respektlosigkeit des Unternehmens, welches es nicht für nötig hält, seinen Bewerbern mitzuteilen, dass es zu keiner Zusammenarbeit kommen wird bzw. noch nicht.

Die Dauer, über die sich diese drei Phasen erstrecken, beträgt in der Regel zwei bis sechs Wochen, oder auch mehr – das hängt vom Unternehmen ab. Ein Zeitraum, der sehr viel kaputt machen kann. Nicht nur das Ansehen als Arbeitgeber, sondern auch als Dienstleister leidet stark darunter. So verlieren Sie zum einen mehr als nur einen potenziellen neuen Mitarbeiter und zum anderen ebenso Gäste. Denn die Erfahrungen werden weitergetragen, davon können Sie ausgehen.

Probier’s mal mit Transparenz

Wir wissen zu jeder Zeit, wann eine Nachricht gelesen wurde, in welchem Versandstadium sich unser Paket befindet und wann mit Fahrplanänderungen unserer Reise zu rechnen ist. Diese Transparenz im Alltag ist so selbstverständlich geworden und doch konnte sie scheinbar noch nicht in alle Personalbüros vordringen. Bewerber jedoch erwarten diese selbstverständliche Transparenz und einen entsprechenden Informationsfluss. Umso größer ist die Enttäuschung, wenn sie eben einfach nicht existent ist.

Besonders fatal ist das Ghosting (= das Nicht-Reagieren/-Kommunizieren), das von einigen Personalern scheinbar als „Talent Pool Management“ verstanden wird. Eine Bewerbung geht ein, sie ist nicht schlecht, passt jedoch nicht zum aktuellen Bedarf und wird somit irgendwo abgelegt, um den Bewerber zu einem passenderen Zeitpunkt zu kontaktieren. Abgesehen davon, dass es nicht DSGVO-konform ist, eine Bewerbung und damit die persönlichen Daten ohne Einverständnis abzuspeichern, ist das Konzept im Grunde genommen gut. Doch ein entscheidender Punkt reißt den gutgemeinten „Talent Pool“-Gedanken wieder ein: Der Bewerber wird nicht über den Stand seiner Bewerbung informiert. So vergehen drei, vier oder auch sechs Monate, bis der Bewerber einen Anruf erhält: „Hallo Herr Mustermann, wir melden uns auf Ihre Bewerbung. Haben Sie noch Interesse und könnten morgen anfangen?“

Ernsthaft?!

Nur um eins klar zu stellen: Das ist nicht der lang ersehnte Anruf, den man als Bewerber erwartet hat. Vielmehr ist es schlichtweg peinlich für das Unternehmen, das damit ungewollt und unbewusst sehr tief blicken lässt. Denn was kann ich als Bewerber aus diesem Verhalten schließen? So einiges! Unter anderem, dass es keinen guten Kommunikationsfluss in diesem Unternehmen gibt, dass der Arbeitgeber sich für wichtiger als seine Mitarbeiter und Bewerber hält, dass es an Empathie mangelt, dass nur der eigene Nutzen zählt und dass man es hier nicht so genau nimmt.

Das ist gelebte Standardpraxis im „Bewerbermanagement“ vieler Betriebe – branchenübergreifend -und keineswegs eine Ausnahme. Das weiß ich nicht nur aus eigener Erfahrung.

Noch eine Bitte: Informieren Sie immer auch ungeeignete Bewerber mit einer freundlichen Absage über den Stand ihrer Bewerbung – ob schriftlich oder telefonisch sei Ihnen überlassen, aber treten Sie in Kontakt. So helfen Sie ihnen, einen Schlussstrich zu ziehen und weiter voranzuschreiten. Bei einem Kandidaten, den Sie nicht einstellen konnten bzw. wollten, ist die Frustration ohnehin schon hoch. Diese „Niederlage“ wird er als Negativerlebnis in seinem Bekanntenkreis streuen, da sollten Unternehmer doch zumindest auf Augenhöhe verabschieden.

Transparenz im Bewerbungsprozess…

… ist kein Hexenwerk. Starten Sie am besten gleich Ihr individuelles Recruiting-Projekt für mehr Transparenz und Credibility im Bewerbungsprozess. Der erste Punkt Ihrer Agenda lautet Selbstreflektion und geht mit der Erfassung Ihrer aktuellen Herangehensweise einher. Befragen Sie dazu auch einige Ihrer Mitarbeiter und lassen Sie sich ein Feedback geben, wie diese den Bewerbungsprozess empfunden haben. Im nächsten Schritt folgt der Empathie-Faktor mit der Frage, die sich jeder mit Recruiting- und Personalverantwortung stellen sollte: „Wie würde ich als Bewerber gerne behandelt werden?“ Darauf aufbauend definieren Sie ein neues Bewerbermanagement und damit eine stimmige Candidate Journey. In Kürze skizziert könnten die ersten Punkte so aussehen:

Eingang der Bewerbung => Eingangsbestätigung => interne Abläufe => erste Rückmeldung an Bewerber nach maximal drei Tagen (besonders in Hotellerie & Gastronomie sind Bewerber, die nicht zeitnah von Ihnen hören, schnell wieder weg und nicht mehr verfügbar, da sie diejenigen sind, die auf dem Arbeitsmarkt die Wahl haben): Diese Rückmeldung beinhaltet im Idealfall direkt die Entscheidung (Interview oder Absage oder Talent Pool) oder alternativ die Information über das weitere Prozedere und wann mit einer Entscheidung zu rechnen ist.

Dieser Kommunikationsfluss sollte auch im Bewerbungsgespräch und im Anschluss an eben dieses aufrechterhalten werden. Ein Bewerbermanagementsystem kann Sie bei der Personalsuche entlasten und Ihnen helfen, Ihre Prozesse zu optimieren und sie effizienter zu gestalten – Win Win für beide Seiten.

Für welchen Weg Sie sich auch entscheiden, begegnen Sie Ihren Kandidaten mit der Wertschätzung, die auch Sie sich im Gegenzug wünschen. Das ist nur fair.

 

Übrigens, zum Thema Transparenz im Bewerbungsprozess entwickeln wir derzeit mit einem unserer Partner eine neue Technologie für einen unserer Kunden. Bald mehr dazu…


Über den Verfasser: Michela Ivano ist als Head of Projects für die eto Personalmarketing GmbH tätig, die auch Veranstalter der Nacht der Hotellerie ist. Davor war sie über 15 Jahre lang in der Kreuzfahrt, der internationalen Hotellerie & Gastronomie und im Tourismus in operativen als auch in strategischen Positionen beschäftigt.

Die eto Personalmarketing GmbH mit Sitz in Bremen wurde 2016 von Hotel- & Touristikfachmann Jan Steffen gegründet. Die Mission: „escape the ordinary“. Die eto hat es sich zur Aufgabe gemacht, Unternehmen mit Hilfe eines ehrlichen Personalmarketings bei der Bildung und Stärkung ihrer Arbeitgebermarken aktiv zu unterstützen und zu begleiten. Ein innovativer, ganzheitlicher Ansatz verbindet interne und externe Personalmarketingmaßnahmen und unterscheidet die eto Personalmarketing GmbH somit von klassischen Marketingagenturen. Weitere Informationen unter www.personalmarketing.rocks