Die Gästehäuser der Universität Heidelberg im Neuenheimer Feld (INF 370 | 371) bieten insbesondere Gastwissenschaftler*innen der Universität ein Zuhause auf Zeit. Unser kleines Team vor Ort ist Ansprechpartner für Gäste sowie für gastgebende Institute/Einrichtungen und betreut Gäste aus aller Welt von der Anfrage und Buchung, über die Anreise, während des Aufenthalts bis zur Abreise.
Ihre Aufgaben
Sie betreuen und beraten unsere Gäste in allen Dingen rund um ihren Aufenthalt und sind Ansprechpartner*in für Gäste, gastgebende Institute/Einrichtungen und Dienstleister. Zu Ihren Aufgaben zählen insbesondere:
Betreuung von Gästen vor Ort
Erstellung und Kontrolle von Mietverträgen, Beantwortung und Klärung von Fragen der Buchhaltung und von Gästen zu Mietverträgen
Rechnungslegung einschließlich Mahnwesen in Abstimmung mit der Buchhaltung
Management der Apartmentwechsel (Apartment-Checks, Koordination Dienstleister etc.)
Erledigung der Anreiseformalitäten und Übergabe von Apartments
Sonstige organisatorische und administrative Aufgaben
Ihre Qualifikationen
Abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich/Hotelfach oder vergleichbare Kenntnisse und Fähigkeiten
Sehr gute Kenntnisse der englischen Sprache in Wort und Schrift, Kenntnisse weiterer Fremdsprachen von Vorteil
Erfahrungen im Bereich Hotel/Hauswirtschaft oder in der öffentlichen Verwaltung von Vorteil
Sehr gute MS Office-Kenntnisse sowie Kenntnisse einer Hotelmanagement-Software oder die Fähigkeit, sich in komplexe EDV-Programme einzuarbeiten, SAP-Kenntnisse von Vorteil
Organisationstalent, kommunikative Fähigkeiten, Teamfähigkeit
Eigenständige Arbeitsweise, Verantwortungsbewusstsein
Benefits
Einen vielseitigen Aufgabenbereich in einem kleinen Team
Eine Arbeitsatmosphäre, die sich durch gegenseitige Hilfsbereitschaft und Unterstützung auszeichnet
Attraktive Möglichkeiten der Weiterbildung
Betriebliche Altersvorsorge (VBL)
Bezuschusstes Deutschlandticket
Die Vergütung erfolgt nach Entgeltgruppe 8 TV-L.